Расходный кассовый ордер правила заполнения закон. Образец заполнения рко в подотчет. Видео: как заполнять расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер - это документ, который сопровождает любую выдачу денег из кассы компании или ИП. Это могут быть финансы сотруднику для покупки нужного для работы товара (канцелярия, цветы для озеленения офиса, отправка писем и т. п.), расчеты по зарплатам, оплата контрагенту аванса, выделение средств кассиру для их наличия в кассе магазина и так далее.

Оформлять расходный ордер - обязательно. Его бланк - установленная законодательством форма КО-2.

Правила заполнения расходного кассового ордера

Расходный ордер оформляется в момент выдачи денег из кассы. Выписывать его нужно в единственном экземпляре.

Расходный и ордера нужно обязательно регистрировать в журнале КО-3.

В первую очередь, необходимо идентифицировать человека, которому выдаются деньги - по паспорту либо другому удостоверению личности (это могут быть: загранпаспорт, свидетельство о рождении, паспорт моряка, военный билет либо временное удостоверение личности). Несмотря на то, что наличка может выдаваться как частному лицу, так и организации, физически получает ее всегда конкретное лицо. И это лицо нужно идентифицировать.

Деньги могут выдаваться и по доверенности. Но и в этом случае в пару к доверенности нужен паспорт. Сверять нужно основные паспортные данные человека - они должны соответствовать тем, что написаны в бланке доверенности. Также нужно проверить дату действия предъявленной доверенности. Отметим, что в этих случаях оформляется простая доверенность от организации, нотариального ее заверения чаще всего не требуется.

На расходном ордере обязательны подписи главного бухгалтера либо директора. Кассир также подписывается от своего имени в момент, когда выдает деньги и оформляет документ.

Заполнять расходный кассовый ордер можно как вручную, так и на компьютере. Если вы это делаете по-старинке, вручную, то стоит запастись пачкой бланков РКО, заранее пронумеровать их и поставить необходимые подписи-печати.

Заполнение расходного ордера в электронном формате - современно и удобно. Как правило, все программы бухгалтерского и торгового учета содержат бланк расходного ордера. Также можно скачать бланк в форматах Word и Excel и вести ордера там. Это тоже достаточно удобно и не требует специального программного обеспечения, кроме MS Office.

Скачать бланк КО-3 можно чуть ниже на этой странице.

Как заполнять бланк расходного ордера?

Заполняем следующие поля:

Номер документа
Ставим номера с 1 нарастающим итогом с начала года.
Дата документа
Ставим дату выдачи денег из кассы.
Дебет
Указываем номер корреспондирующего счета согласно Плану счетов в зависимости от того, кому и зачем выдаем деньги.
Код структурного подразделения
Это поле можно оставить пустым.
Корреспондирующий счет
Указываем номер счета, соответствующий источнику поступления денег в кассу.
Код аналитического учета
Можно поставить прочерк, а можно указать код аналитического учета, если вы таковой ведете.
Кредит
Указываем счет 50 (Касса).
Обратите внимание, индивидуальные предприниматели не заполняют поля «Дебет», «Корреспондирующий счет» и «Кредит».
Сумма
Ставим сумму выданных средств, обязательно в рублях и копейках.
Код целевого назначения
Здесь можно ставить прочерк, заполнять это поле необязательно.
Выдать
В этой строке указываем полные фамилию, имя и отчество человека, которому выдаются деньги. Переписать их лучше всего из паспорта.
Основание
Это поле можно не заполнять, но все-таки очень желательно указать здесь, почему человеку выдаются деньги. Это - суть название хозяйственной операции. Здесь можно писать своими словами - так, чтобы это было понятно бухгалтеру.
Приложение
В приложении указываем наименование документа, послужившего основанием для выдачи денег: договор, заявление, счет, требование и так далее - список не ограничен.
Подписи и печать организации
Получил
В этом разделе от имени получателя денег снова указывается сумма прописью, в рублях и копейках, дата их выдачи, а также паспортные данные.
Выдал кассир
Кассир ставит подпись и расшифровку своей подписи (ФИО).

После заполнения всех необходимых строк расходного кассового ордера, оставшиеся пустыми строки должны быть прочеркнуты. Это правило установлено для всех первичных документов в бухучете Минфином СССР (29.07.1983 № 105).

Бланк приходного ордера по форме КО-2 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Этим же документом установлены правила его заполнения. Еще один важный документ - Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, в нем рассмотрены правила ведения кассовых операций в целом. В частности, в нем регулируются и вопросы оформления приходного и расходного кассовых ордеров.

Каждый владелец предприятия обязан осознавать ответственность при использовании наличных денег. Основой является правильное проведение всех действий с наличными средствами по кассе. В этом плане следует четко соблюдать определенные критерии. Кассовая дисциплина предусматривает правильно оформленные документы и любые денежные обороты предприятия. Например, для фиксирования всех кассовых расходов применяется соответствующий документ. Его значимость является существенной. Данный документ - это расходный кассовый ордер. Об этом далее поподробнее.

Что такое расходный кассовый ордер?

Ответ на данный вопрос является простым. Среди основных документов для фиксации движений наличных средств выделяют приходный и расходный кассовый ордер. Они абсолютно не привязаны к осуществлению ведения всего бухгалтерского учета. Для них применяют только бумажные носители из-за того, что подобные бумаги нуждаются в личном подписании ответственных лиц. Это важно знать. Также расходный кассовый ордер должен подписать субъект, который осуществляет получение денежных средств. Необходимо отметить то, что в настоящее время законодательством запрещается заверять данные документы при помощи электронно-цифровой подписи.

Предназначение

Бланк расходного кассового ордера является определенным этапом оформления выдачи денежных средств из кассы.

В данном документе кроме суммы указывается еще и личность получателя, а также отмечаются основания для выдачи денег. Форма данного ордера (КО-2) является уникальной и утвержденной для обязательного применения всеми ИП. Она используется организациями, которые имеют кассу и осуществляют по ней соответствующие операции. Бланк расходного ордера не относится к строгим отчетностям и не может стать их заменой, однако подлежит обязательному учету в журнале регистрации по расходным и приходным кассовым ордерам.

Применение

При заполнении указанного документа следует придерживаться определенных правил. Данное действие регламентировано ст. 14-21 «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Осуществлять выдачу денежных средств из кассы организации можно только при определенном заполнении соответствующего ордера. Под ним подразумеваются счета, платежные ведомости и прочие соответствующие материалы, которые подпадают под строгую отчетность.

Расходный кассовый ордер обязательно подписывают лица, которые ответственны за ведение данной документации. Это важно знать. Под ними подразумевают кассира, бухгалтера и директора компании. При этом следует учесть то, что руководитель организации не может подписывать указанный бланк в том случае, когда к нему прилагаются акты проведенных работ, счета, заявления и другие материалы, имеющие его разрешающую резолюцию. Для получения денежных средств по данному ордеру лицу, осуществляющему их выдачу (кассиру), следует предъявить паспорт или иной документ, который удостоверяет личность получателя. Это является важным условием. При этом паспортные данные указываются в форме КО-2. Также в данном случае от получателя потребуется написание расписки о получении денежных средств. Ее наличие является обязательным. Если без нее оформлен указанный ордер, то денежные средства, которые выданы кассиром, будут считаться недостачей, в результате чего они в полной мере взимаются с ответственного лица. Также по указанному ордеру есть возможность получить наличные по доверенности. В данном случае в бланке указывают полностью фамилию, имя и отчество получателя. По форме КО-2 выдачу денег можно проводить уже в день составления данного документа. Оформление указанного бланка осуществляется в одном экземпляре. Хранится он на предприятии. Также необходимо расходный кассовый ордер зарегистрировать в журнале КО-3.

Порядок заполнения

Существует документ, в котором указаны все особенности заполнения бланка. Порядок ведения кассовых операций РФ определяет все аспекты оформления кассовых ордеров. Заполнять и подписывать указанные банки могут только руководители, старший бухгалтер или ИП. Производить составление кассового ордера разрешено машинописным текстом. Но в законах РФ не сказано об ограничениях формы заполнения. Значит, рукописный текст также разрешается использовать. Только он должен быть читабельным. Если ордер заполнен неправильно, то он считается недействительным. Особое внимание следует уделить графе «Основание». Это важно учесть. Как показывает статистика, ее часто не принимают во внимание. Но она, так же как и остальные, является обязательной к заполнению и составляет очень важную часть ордера. Если в этой графе основанием является зарплата, то необходимо учесть все налоги и платежи.

Как заполнить расходный кассовый ордер?

Здесь ничего нет сложного. Вам нужно заполнить расходный ордер? Бланк в этом случае содержит следующие графы:

Как правило, нумерация начинается с единицы с начала и до конца года.

В графе «Дата составления» нужно вписать дату, когда деньги будут выдаваться из кассы.

- «Дебет» - номер корреспондирующего счета с учетом средств. Может принимать различные значения в зависимости от того, куда уходят деньги.

- «Кредит» - счет учета наличных денег.

- «Сумма» - количество наличности к выдаче (указывается цифрами).

- «Выдать» - здесь указываются данные и Ф.И.О. получателя.

- «Основание» - отображается суть операции. То есть на основании чего нужно выдать деньги. Например, выплата зарплаты.

- «Сумма» - количество наличности к выдаче (указывается прописью).

- «Приложение» - приводится перечень всех дополнительных документов: обозначаются те материалы, которые прилагаются к данному бланку. В этой графе нужно полностью указывать номер документа и дату.

Получатель обязан записать полную сумму наличности прописью. Также следует поставить свою подпись и дату. Затем указывается документ, подтверждающий личность получателя.

Особенности заполнения

Во многих источниках есть пошаговая инструкция по оформлению расходного кассового ордера. Однако не все предприниматели относятся к этому с большой ответственностью, учитывая все особенности процесса. К примеру, заполнение кассового ордера происходит только перед выдачей наличных средств. Нельзя забывать о том, что необходимая сума денег записывается самим получателем. Этот момент в большинстве случаев нарушается самим ИП. Также следует помнить, что указанная сума вписывается печатным способом. При получении денег по доверенности также надо быть внимательным при заполнении бланка. Данный процесс должен быть четко описан в документе. Дубликатов кассового ордера ни в коем случае не должно быть. Он делается в единственном экземпляре. Исправления или помарки категорически запрещены. Поскольку ордер является официальным документом, печать - обязательный атрибут. Но при создании РКО она не является необходимой. Особенно если к ней прилагать другие документы, заверенные печатью (к ним могут быть отнесены материалы первичного бухгалтерского учета). Печать становится ненужной, когда получение средств происходит от юридического лица.

Нюансы

Расходный кассовый ордер на зарплату нуждается в правильном заполнении и составлении. Каждому сотруднику предприятия может быть выдана заработная плата по индивидуальному кассовому ордеру. Однако есть и другой вариант. Он предусматривает то, что на один ордер может быть составлен список из нескольких сотрудников-получателей. Но в этом случае на каждого из них указывается сумма, доступная к выплате. С такого правильно заполненного ордера может быть создана соответствующая ведомость.

Итоги

Мы рассмотрели особые моменты оформления такого документа, как расходный кассовый ордер. Всем ИП будет полезно иметь готовый его образец с правильно заполненными графами. Необходимо изучить все аспекты его оформления. Изначально правильное составление данного документа позволит упростить расчеты и избежать проблем при проверках. Это является одним из важнейших факторов ведения бизнеса.

Расходный кассовый ордер - это бухгалтерский документ, на основании которого подотчетному лицу выдаются деньги. Бюджетная организация не имеет права взять даже один рубль из кассы без такой бумаги. Разбираем пример заполнения расходного кассового ордера.

Зачем нужен расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.

Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании.

Какой бланк использовать

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 № 88 расходный кассовый ордер должен быть унифицированного вида — форма по ОКУД 0310002. Можно распечатать бланк расходно-кассового ордера и заполнить от руки, а можно использовать текстовый редактор.

Как выписать расходный кассовый ордер

Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2019 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть:

приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
выдача наличных на командировочные расходы;
выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. По-лу-чив расходный кассовый ордер, кас-сир про-ве-ря-ет правильность заполнения (п. 6.1 Ука-за-ния):

наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

В Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У были внесены изменения Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 № 4416-У, где сказано, что заявление работника может быть заменено распоряжением руководителя. А расходный кассовый ордер может оформляться в электронном виде с использованием электронной подписи.

Как заполнить РКО

Кассовый ордер заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. В интернете есть сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер, а затем скачать или распечатать его. Мы на примере разберем, как правильно заполнить его самостоятельно.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года.

В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Эти строки расходного кассового ордера заполняются по утвержденному .

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т. п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, ставит дату и подпись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Готовый образец заполнения расходного кассового ордера 2019 года выглядит так:

Особенности заполнения

РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.

РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.

Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.

Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

Как вести учет и сколько хранить

Регистрация и учет расходного кассового ордера ведется в по форме КО-3, а также в кассовых книгах (КО-4). В журнал вписываются порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, в которой заполняются регистрационные данные учреждения и вкладной лист. Во вкладном листе формируются две таблицы: в левой отражаются сведения по ПКО, в правой — по РКО.

Приходные и расходные КО хра-нят-ся в те-че-ние 5 лет по пра-ви-лам, уста-нов-лен-ным ру-ко-во-ди-те-лем ор-га-ни-за-ции.

Образец журнала регистрации РКО по форме КО-3

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций

РКО является первичным документом, а значит, требует корректного заполнения. Если регистр заполнен неправильно или не заполнен вообще, то на учреждение могут выписать штраф в размере 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Основание — неправильный учет доходов и расходов налогоплательщика в течение одного налогового периода.

Если налогоплательщик не предоставляет в составе отчетности ИФНС подтверждающие затраты РКО, то инспектор вправе отказать в признании таких расходов для целей налогообложения.

Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!

Расходно-кассовый ордер – это документ, который фиксирует выплаты, произведенные из кассы организации. Он относится к первичной бухгалтерской документации и чаще всего используется при передаче кассовой наличности на расчетный счет в банке, выплате заработной платы, выдаче денег под отчет, возмещениях сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам, выплатам на командировочные расходы и т.д.

Важно учитывать, что сумма, вписываемая в «расходник» не должна превышать ста тысяч рублей (все, что превышает этот лимит необходимо проводить путем безналичного расчета).

ФАЙЛЫ

Основные правила по оформлению расходно-кассового ордера

Документ не имеет стандартного, единого образца, рекомендованного к применению. Это значит, что предприятия и организации могут самостоятельно разрабатывать его бланк или же использовать один из распространенных шаблонов.

При разработке расходно–кассового ордера всегда нужно учитывать то, что он должен обязательно включать в себя наименование организации, которая его оформляет, сведения о том, на кого он выписывается, а также размер выдаваемой суммы. Кроме того, документ необходимо удостоверять подписью руководителя предприятия, бухгалтера и кассира.

Выписывать документ можно как в рукописном виде (что в последнее время встречается все реже), так и на компьютере. Заполняется «расходник» в одном экземпляре непосредственно тем сотрудником, который занимается выдачей наличности, но некоторые сведения в него вносит получатель финансовых средств.

Следует отметить, что к расходно-кассовому ордеру зачастую прилагаются документы, которые служат основанием для выдачи наличных денег из кассы (приказы, распоряжения руководства, копии договоров и т.п.) при этом, если на приложении есть подпись директора предприятия, то сам ордер удостоверять его подписью уже не обязательно.

Ставить печать на документе не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации предприятия и к тому же с 2016 года требование к юридическим лицам о применении в деятельности печатей и штампов отменено.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
код аналитического учета (также по необходимости),
кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

После оформления расходно-кассового ордера

После того, как «расходник» будет оформлен, информацию о нем необходимо внести во внутренний журнал регистрации документов.

Хранить расходные ордера нужно, как и любые другие документы бухгалтерского учета и отчетности не менее пяти лет.

Любые кассовые операции проводятся в соответствии с Законом РФ. РКО или расходный кассовый ордер - вид документа, по которому уполномоченное лицо выдает финансовые средства. Выдаются финансы из кассы предприятия. Расходный кассовый ордер - это необходимый кассовый документ. Порядок выплаты финансовых средств определен статьями с 14 по 21. "Порядок ведения кассовых операций" утвержден Советом директоров ЦБРФ.

Наличные могут выплачиваться из кассы учреждения не только по РКО, но и по другой документации, предписывающей выплату финансов, к примеру, по счету или ведомости. РКО обязательно подписывается уполномоченными сотрудниками организации, это может быть:

директор;
бухгалтер;
финансовый директор или др.

Ели директор установил разрешительную резолюцию на расходник, то финансовые средства могут выдаваться без его подписи. Разрешительная резолюция выполняется на счетах, на заявлениях. Финансовые средства по расходному кассовому ордену 2 выдаются только после предъявления документа, удостоверяющего личность: паспорта или прочего документа.

Данные, представленные предъявителем, записываются. Человек, получающий финансовые средства своей рукой пишет расписку о получении. Заполняется документ шариковой ручкой или пером, получаемая сумма прописывается прописными буквами, копейки пишутся цифрами. Если расписка отсутствует, то это будет расцениваться как недостача, и недостающие финансовые средства будут взыматься с работника кассы. Финансы могут выплачиваться по доверенности. В таком случае в форму РКО вписывается ФИО получающего человека -лица, которому доверено получение финансовых средств. Расходник включает в себя описание оснований, по которым будут выданы финансовые средства. Кроме этого, там же должен обязательно быть перечень документации, прилагаемой к КРО.

Когда произведена выдача денежных средств, то обязательно ставиться штамп "Оплачено", тем самым документы гасятся.

Штамп ставится с точной датой выдачи. Образец и пример заполнения расходного кассового ордера всегда находится у места выдачи денежных средств. Заполнение должно проводиться в точности по указанным правилам, в противном случае документ будет считаться недействительным. Исправления, помарки, подчистки делать при заполнении документа нельзя.

Общие требования, как заполнить КО

Оформляя ордера, следует учитывать некоторые требования, которые предусматривает Положение 637:

Грамотное оформление документа проводит не работник кассы, а главбух.
КО на приход или расход денежных средств выдаются исключительно в единственном экземпляре.
Заполнение ордеров выполняется при помощи шариковой ручки или пера, или распечатываются на принтере, заправленном чернилами темного тона при помощи устройств ПК или прочих методик, которые дают полную сохранность записей документации на сроки предусмотренные законом.
Запрещается исправлять ошибки. Если допущена помарка, то документ должен быть уничтожен, а новый ордер должен быть выписан по правилам и без ошибок.
Финансовые средства по КО могут приниматься или выплачиваться только в тот день, когда была составлена документация и ни в какой иной.
Категорически нельзя выдавать ордера о выплате или получении финансов лицам, которые вносят или получают наличные финансы.
Кассовая документация после оформления сформировывается по хронологии. Документации присваивается свои номер. Делается переплет, и сохраняются они в присвоенных папках. За сохранность ответственность несет определенное законом лицо, на которое директор организации возложил такие обязанности.
Если в документации указывается сумма в другой денежной национальной единице, то она должна быть прописана в документе. Получая документ о приходе или расходе денежных средств, кассир обязан провести проверку.

Правила проверки документации

Ответственное лицо должно проверить:

Имеются ли все необходимые подписи на документах. Есть ли подпись директора организации и главбуха, есть ли на расходнике разрешительная подпись директора предприятия либо иного уполномоченного сотрудника.
Имеются ли все реквизиты, правильно ли оформлен документ.
Имеются ли все необходимые документы, которые должны быть приложены к основной документации.

В том случае, когда имеется хоть одно нарушение, документ не соответствует правилам, то все документы должны быть возвращены работником кассы в бухгалтерию на дальнейшую доработку. Документы должны оформляться по закону в соответствующей форме. Как только вся документация передана кассиру, проверена, ее регистрируют в специальных регистрационных журналах.

Для ПКО имеются свои журналы, для расходников - свои. РКО, которые оформляются на основании платежек, регистрируются только после выдачи денежных средств на руки.

Сохранность документации проводится ответственным сотрудником, назначенным директором фирмы. Хранится документация в сейфе или в выделенном кабинете, который находится под охраной. Брать из хранилища тот или иной документ можно только по письменному разрешению директора предприятия или главбуха. Брать документацию можно только на время рабочего дня, в конце дня ордер должен возвращаться на место. Хранение КО длится 3 года, при отсутствии счетов - 75 лет. Ордера могут изыматься по предусмотренным в Законе РФ случаям.

КО и документация

Любые КО с документацией осуществляют кассиры. Работник кассы может быть один или их может быть несколько. Назначаются кассиры руководителем организации. Если в фирме работает не единственный кассир, то обязательно должен быть назначен старший ответственный. Заниматься выполнением кассовых действий может и сам директор предприятия. Любая кассовая операция оформляется кассовой документацией (ПКО или РКО).

Подписывают важные бумаги директор, главбух, бухгалтер, работник кассы. У работника кассы должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения операции. Любые поступления и выдача финансовых средств должны фиксироваться в кассовой книге. Каждый документ фиксируется отдельно. Когда рабочий день подходит к концу, работник кассы обязательно проводит сверку данных кассовой книги и данных самой документации, сверяет остаток и расписывается. После этого все записи сверяет главбух и ставит подпись. Если за рабочий день никаких операций не осуществлялось, то записывать в книгу ничего не надо. Кассовые операции могут проводиться и при помощи компьютерных программ.

Как оформить ПКО

Любой фирмой, организацией должен фиксироваться доход и расход финансов. Фиксируются доходы в наличной и безналичной формах. Регистрация финансов проходит по приходному кассовому ордеру. ПКО - это документация, по которой ведется поступление финансовых средств в общую кассу организации. Для оформления приходника понадобятся ручка, ПК, печать фирмы, касса, программа 1С, ручка шариковая. Код всегда ставится автоматом. Информация в поле "получено от" вносится автоматом, если основанием является расходник, или от руки, пользуясь списком контрагентов, когда оформление проходит с нажатием кнопки "Оформление приходника".

Статист вносит данные в строчку "Код организации", и поэтому она заливается автоматом. На основании документации "Счет" происходит заполнение суммы, соответствующей организации. Финансовая сумма может оплачиваться целиком или частями. Отдельными суммами можно оплачивать налом и безналом при помощи платежного поручения через Банк РФ. После всех вышеперечисленных операций необходимо сделать запись приходника. Затем надо провести ордер в кассовой книге. После нажатия на кнопку "Печать" в окне покажется форма ордера в печатном виде. Для того чтобы распечатать документ, надо нажать комбинацию "CNTRL+P" и далее "ОК".

Документ распечатается, после чего надо оторвать необходимую часть по линии отреза. На кассе распечатывается чек, который крепится к документу (1 часть), ставится печать фирмы, подпись главного кассира, главного бухгалтера. 2 часть документа подписывается, и бланк убирается в отчетность бухгалтера.

Правильное оформление РКО

Каждое предприятие, организация, фирма, ИП должны оформлять документы на свои и хозяйственные операции. РКО предназначается для того, чтобы вести учет всех финансовых операций организации, индивидуального предпринимателя. Порядок заполнения расходника следующий:

Правила предусматривают заполнение расходника в одном экземпляре. Документация в любом случае заверяется главбухом и директором. Расходник нужен для того, чтобы провести расчет через кассу. Заполнение расходника предусматривает внесение названия фирмы и структурного подразделения, обязательно с кодами. Должен быть указан и номер счета, субсчета, Точные номер и число, месяц, год заполнения документации.
Деньги выдаются только лицу, на которого оформлен документ, чьи данные внесены в расходник. Его личность должна быть проверена, для этого кассир должен запросить паспорт. Если выдача предусматривает доверенность, то данные представителя должны быть прописаны в расходнике. Представитель действует только на основании доверенности.
РКО может включать дополнительную документацию, которая содержит разъяснение, о направлении финансов. В таком случае достаточно подписи руководителя предприятия. Подпись может ставиться на разрешительном документе, не обязательно заверять сам расходник.
Финансовые средства могут выплачиваться и по платежно-расчетной ведомости. В таком случае ведомость обязательно заверяется печатью с реквизитами предприятия. Вся информация о составленных документах обязательно вносится в регистрационный журнал документов.
РКО применяется и при занесении финансов на счет в Банке РФ. В этом случае в строке "Выдано" следует обязательно указать, что средства предназначены для зачисления на расчетный счет. Важно помнить, что при выдаче средств определенному лицу в корреспонденцию счетов должен быть внесен код 71.
Если расходник оформлен не по правилам, то это будет основанием для привлечения организации, ИП к ответственности по Закону РФ, ст. 15.1 КоАП РФ. Штраф за ненадлежащее оформление и ведение документации может быть от 50 000 для ЮЛ и от 5 000 для должностного лица, ответственного за заполнение РКО. НК РФ также предусматривает ответственность за ненадлежащее заполнение и ведение документации. Штраф по НК РФ ст. 120 может достигать 10 000 руб.

Правильное оформление расходного кассового ордера должно проходить без единой ошибки, не допускается абсолютно никаких исправлений и помарок. Испорченный бланк обязательно уничтожается.

Наличные могут выдаваться только после идентификации личности получателя. Если наличные выдаются по доверенности на несколько выплат, то кассир в обязательном порядке делает копии, которые обязательно заверяются. Копия прикладывается к РКО, платежной ведомости. Оригинальный документ доверенности хранится у кассира и когда происходит последняя выплата финансовых средств, он прикладывается к РКО.

Очень важно соблюдать все правила, в противном случае на организацию и на ответственное лицо будет наложена ответственность в виде штрафных санкций.

Ответственность за ненадлежащее исполнение своих обязанностей прописана в Налоговом кодексе РФ.